Datenschutzerklärung für das Buchungssystem eBuSy
TC Flein 1969 e.V.
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung des Buchungssystems eBuSy ist:
TC Flein 1969 e.V.
Talheimer Straße 2
74223 Flein
E-Mail: buchung@tcflein1969.de
Internet: www.tcflein1969.de
Vertreten durch den Vorstand gemäß § 26 BGB.
2. Zweck des Buchungssystems
Der TC Flein 1969 e.V. nutzt das elektronische Buchungssystem eBuSy zur Verwaltung und Buchung von Tennisplätzen, Hallenzeiten, Abonnements, Einzelstunden, Mannschaftszeiten und sonstigen Nutzungszeiten der Tennisanlage.
Das System dient insbesondere der Registrierung von Nutzerinnen und Nutzern, der Verwaltung von Nutzerkonten, der Anzeige verfügbarer Spielzeiten, der Buchung und Stornierung von Plätzen, der Abrechnung von Nutzungsentgelten sowie der Kommunikation im Zusammenhang mit Buchungen.
3. Einsatz von eBuSy als Dienstleister
Der technische Betrieb des Buchungssystems erfolgt durch den Anbieter von eBuSy.
Der Anbieter von eBuSy verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des TC Flein 1969 e.V. Grundlage hierfür ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
Der TC Flein 1969 e.V. bleibt datenschutzrechtlich Verantwortlicher für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung des Buchungssystems.
4. Verarbeitete personenbezogene Daten
Im Rahmen der Nutzung des Buchungssystems können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:
- Name und Vorname
- Anschrift
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Benutzername
- Passwort beziehungsweise verschlüsselte Zugangsdaten
- Mitgliedsstatus
- Buchungsdaten
- Stornierungen
- Nutzungszeiten
- Abonnementdaten
- Zahlungsdaten
- Rechnungsdaten
- Kommunikationsdaten im Zusammenhang mit Buchungen
- technische Zugriffsdaten, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, verwendeter Browser und Betriebssystem
Je nach Nutzung können weitere Daten verarbeitet werden, sofern diese für Registrierung, Buchung, Abrechnung oder Verwaltung erforderlich sind.
5. Zwecke der Datenverarbeitung
Die Datenverarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken:
- Registrierung und Verwaltung von Nutzerkonten
- Prüfung der Buchungsberechtigung
- Unterscheidung zwischen Mitgliedern und Nichtmitgliedern
- Buchung und Verwaltung von Tennisplätzen und Hallenzeiten
- Verwaltung von Einzelbuchungen, Abonnements, Mannschaftszeiten und sonstigen Nutzungen
- Abrechnung von Nutzungsentgelten
- Erstellung und Verwaltung von Rechnungen
- Bearbeitung von Stornierungen und Gutschriften
- Kommunikation im Zusammenhang mit Buchungen
- Sicherstellung des technischen Betriebs
- Vermeidung von Missbrauch
- Durchsetzung der Buchungs-, Spiel- und Hallenordnung
- Wahrnehmung des Hausrechts
- Dokumentation von Nutzungsvorgängen bei Streitfällen oder Zahlungsfragen
6. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung eines Nutzungs-, Miet-, Buchungs- oder Mitgliedschaftsverhältnisses erforderlich ist.
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen des TC Flein 1969 e.V. erforderlich ist. Das berechtigte Interesse liegt insbesondere im sicheren, geordneten und wirtschaftlichen Betrieb der Tennisanlage, der Vermeidung von Missbrauch, der Durchsetzung der Buchungs-, Spiel- und Hallenordnung sowie der Wahrnehmung des Hausrechts.
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Aufbewahrungs-, Nachweis- oder Mitwirkungspflichten bestehen, insbesondere steuerliche und buchhalterische Pflichten.
Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
7. Zahlung und Abrechnung
Soweit über das Buchungssystem Zahlungen, Rechnungen, Gutschriften oder Abrechnungen verwaltet werden, werden die hierfür erforderlichen Daten verarbeitet.
Dazu können insbesondere Name, Rechnungsanschrift, Buchungsdaten, Zahlungsstatus, Rechnungsnummer, Zahlungsart und Zahlungsbetrag gehören.
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung und Abrechnung der gebuchten Leistungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Falls externe Zahlungsdienstleister eingesetzt werden, sind deren eigene Datenschutzhinweise zu beachten. In diesem Fall können Zahlungsdaten auch durch den jeweiligen Zahlungsdienstleister verarbeitet werden.
8. Empfänger der Daten
Innerhalb des TC Flein 1969 e.V. erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur Verwaltung des Buchungssystems, zur Abrechnung, zur Organisation des Spielbetriebs oder zur Durchsetzung der Buchungs-, Spiel- und Hallenordnung benötigen.
Empfänger personenbezogener Daten können insbesondere sein:
- zuständige Vorstandsmitglieder
- vom Verein beauftragte Administratorinnen und Administratoren des Buchungssystems
- Personen, die mit Hallenverwaltung, Abrechnung oder Spielbetrieb betraut sind
- der technische Anbieter von eBuSy als Auftragsverarbeiter
- IT-Dienstleister, soweit erforderlich
- Zahlungsdienstleister, soweit eingesetzt
- Steuerberatung oder Buchhaltung, soweit erforderlich
- Behörden, Gerichte oder sonstige Stellen, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder die Weitergabe zur Durchsetzung rechtlicher Ansprüche erforderlich ist
Eine Weitergabe an Dritte zu Werbezwecken erfolgt nicht.
9. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist.
Nutzerkonten werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie sie für die Nutzung des Buchungssystems, bestehende Buchungen, Abrechnungen oder Nachweise erforderlich sind.
Buchungs- und Nutzungsdaten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für die Durchführung und Abrechnung der Buchungen sowie für mögliche Rückfragen nicht mehr benötigt werden.
Rechnungs- und Abrechnungsdaten werden entsprechend den gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.
Eine längere Speicherung kann erfolgen, wenn dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
10. Zugangsdaten und Nutzerpflichten
Nutzerinnen und Nutzer sind verpflichtet, ihre Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und vor dem Zugriff unbefugter Dritter zu schützen.
Eine Weitergabe von Zugangsdaten an Dritte ist nicht gestattet.
Werden Zugangsdaten missbräuchlich verwendet oder besteht der Verdacht einer missbräuchlichen Nutzung, kann der TC Flein 1969 e.V. das betreffende Nutzerkonto vorübergehend oder dauerhaft sperren.
11. Technische Zugriffsdaten
Bei der Nutzung des Buchungssystems werden technische Zugriffsdaten verarbeitet. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten, verwendeter Browser, Betriebssystem und vergleichbare technische Informationen gehören.
Diese Verarbeitung dient der technischen Bereitstellung, der Sicherheit des Systems, der Fehleranalyse und der Verhinderung missbräuchlicher Nutzung.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der sicheren und störungsfreien Bereitstellung des Buchungssystems.
12. Cookies und vergleichbare Technologien
Das Buchungssystem kann Cookies oder vergleichbare Technologien einsetzen, die für Registrierung, Anmeldung, Buchung, Sicherheit und technische Funktion erforderlich sind.
Technisch notwendige Cookies werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie § 25 Abs. 2 TDDDG eingesetzt.
Soweit nicht notwendige Cookies, Analyse-Tools oder sonstige einwilligungspflichtige Technologien eingesetzt werden, erfolgt dies nur auf Grundlage einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG.
13. Videoüberwachung an der Tennishalle
Der TC Flein 1969 e.V. setzt im Bereich der Tennishalle ein Videosystem ein. Videoüberwacht werden ausschließlich der Eingangsbereich der Tennishalle sowie der Notausgang der Tennishalle.
Die Videoüberwachung dient dem Schutz der Nutzerinnen und Nutzer, der Wahrnehmung des Hausrechts, der Sicherung der Vereinsanlage sowie der Verhinderung und Aufklärung von Vandalismus, Diebstahl, unberechtigtem Zutritt und sonstigen sicherheitsrelevanten Vorfällen.
Eine Videoüberwachung von Tennisplätzen, Umkleiden, Sanitärbereichen oder Aufenthaltsbereichen findet nicht statt.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse des TC Flein 1969 e.V. liegt in der Sicherheit der Vereinsanlage, dem Schutz des Vereinseigentums, der geordneten Nutzung der Tennishalle und der Kontrolle sicherheitsrelevanter Zugangsbereiche.
Eine Auswertung der Aufnahmen erfolgt nur anlassbezogen, insbesondere bei Verdacht auf unberechtigten Zutritt, Sachbeschädigung, Diebstahl, Störungen des Spielbetriebs oder sonstigen sicherheitsrelevanten Vorfällen.
Die Aufnahmen werden grundsätzlich spätestens nach 72 Stunden gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines konkreten Vorfalls oder zur Durchsetzung rechtlicher Ansprüche länger benötigt werden. Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn dies im Einzelfall erforderlich und dokumentiert ist.
Eine Weitergabe der Aufnahmen an Dritte erfolgt nur, wenn dies zur Aufklärung oder Verfolgung von Rechtsverletzungen erforderlich ist oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht, insbesondere gegenüber Polizei, Staatsanwaltschaft, Gerichten oder sonstigen zuständigen Behörden.
Vor Betreten der überwachten Bereiche wird durch gut sichtbare Beschilderung auf die Videoüberwachung hingewiesen.
14. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:
- Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO
- Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO
- Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
- Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO
- Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO nach Art. 21 DSGVO
- Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft
Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine Mitteilung an:
TC Flein 1969 e.V.
E-Mail: buchung@tcflein1969.de
15. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt.
Zuständige Aufsichtsbehörde für Baden-Württemberg ist:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
Internet: www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de
16. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand 26.05.2026.
Der TC Flein 1969 e.V. behält sich vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich rechtliche Anforderungen, technische Abläufe oder die Nutzung des Buchungssystems ändern.